L'organisation d'une Bourse d'échange n'est pas insurmontable mais ne s'improvise pas pour autant. Le CLAM vous propose ce mini guide qui vous aidera peut être à réaliser votre projet :
 Bourse CLAM 2008
Par quoi commence-t-on ?
Former le comité d'organisation parmi les membres du club
Trouver une salle
Trouver une date
Faire le support de communication
Trouver des sponsors
Réunir le matériel
Trouver le restaurateur si repas il y a
Prévoir une demi journée d'installation et une longue soirée de rangement
Rassembler les volontaires et hop !
Combien ça coûte une Bourse :
Le montant total d'un tel évènement peut énormément varier selon si vous trouvez des bons plans ou non !
Location de la salle / Prêt gratuit
Achat des aquariums / Prêt par les membres
Fourniture de l'eau salée ou non
Fourniture des pompes, chauffages, éclairages ou non
Impression des affiches
...
Pour vous donner une idée, en faisant au plus serré et avec ce que chacun peut apporter de chez lui, ça peut ne coûter qu'une centaine d'euros qui seront remboursés par les locations de bacs. Si vous y mettez les moyens pour réaliser un évènement original, comptez un budget de 500 à 1000Euros minimum qu'il faudra combler avec les financements des sponsors.
Trouver des sponsors :
L'idéal est de faire ses demandes l'année qui précède la manifestation (avant décembre 2009 pour la Bourse 2010) sinon, on se heurte aux budgets déjà bouclé des professionnels ou des collectivités (mairie, département, région, Europe). Si vous vous y prenez tard mais que votre projet les intéresse, les professionnels de l'aquariophilie pourrons vous offrir des lots que vous pourrez faire gagner à la Tombola en fin de Bourse...
Ne soyez pas trop gourmands, les temps sont durs, sauf si vous avez une proposition plus consistante (conférence, intérêt écologique et de développement durable, ...).
Nous ne pouvons que vous encourager à privilégier les partenaires les plus en adéquation avec l'objet de votre association (2 sponsors fidèles et de confiance plutôt que 5 qui n'ont rien à voir avec vos idéaux ou avec l'aquariophilie).
Organisation des repas :
Cuisiner vous même ou Demander à un traiteur.
Beaucoup de temps et d'énergie pour un service aux visiteurs et exposants.
Attention, le rapport entre qualité des repas et coût aura une grande influence sur l'impression globale de vos visiteurs (demandez vous si ils pourront dire "c'était cher et pas top, ils se sont gavés").
Vous pouvez aussi installer une buvette ou un stand afin de faire rentrer quatre sous supplementaires en proposant sandwich, café, croissants, boissons fraiches.
Idées bonus :
Vous pouvez proposer lors de l'évènement de mettre à disposition un espace de vente de matériel d'occasion
Même si la présence de professionnels vendant également des coraux est sujette à controverse, il s'avère intéressant de rajouter de la diversité par ce biais et attirer davantage de visiteurs, les offres sont souvent complémentaires (coraux plus gros et plus chers du coté des pro)
Des animations/expositions peuvent être proposées par des amateurs. Par exemple, des cultures d'algues ou de petits crustacés, un appareil pour éliminer les aiptasias, ...
Une ou plusieurs conférences peuvent accompagner les Bourses d'échange. La place nécessaire pour s'assoir et l'organisation du planning (horaires) constitue un défi supplémentaire et une charge importante pour le comité d'organisation pour que ça se passe dans de bonnes conditions. Ceci dit, c'est un vrai plus pour l'évènement.
Communiquer l'évènement :
C'est peut être le plus difficile car il faut pas annoncer trop tôt ni trop tard et le plus largement possible. Réalisez une belle affiche avec lieu et date et affichez la partout ou vous pouvez :
Vos listes de mails perso, vos réseaux de copains aquariophiles, ...
Les clubs d'aquariophilie de France
Les forums, les site Internet d'aquariophilie, les annuaires de bourses, ...
Les magazines spécialisés (Zebraso'Mag, Aquarium à la maison, ...)
Les magazines en ligne (aquatic-lemag, ...)
La presse locale, régionale ou nationale
Les télévisions
Au niveau légal :
Prévenir la Mairie si vous organisez une manifestation publique.
Idem si vous décidez de flécher le parcours sur la voie publique.
Concernant les services vétérinaires :
Renseignez vous auprès de votre Direction Départementale des Services Vétérinaires, selon le département, les exigences ne spont pas les mêmes !
Par exemple, du coté de Nancy, ils demandent la liste des coraux qui seront échangés 15jours à 1 mois avant la date de la manifestation, très contraignant !
A Montpellier, le CLAM a du faire une déclaration auprès de la DSV. Celle-ci nécessite que le CLAM face contresigner le document par un vétérinaire sanitaire référent. Il est le garant des bonnes conditions sanitaires dans lesquelles les coraux sont hébergés. Le vétérinaire doit faire une visite pour controler la bonne santé des aimaux lors de la manifestation.
Le formulaire est disponible sur demande à : bourse @ clam34.com.
Il est également nécessaire de veiller à ce que les coraux soumis à CITES soit possédés par des aquariophiles responsables. C'ets à dire qu'ils doivent connaitre la provenance de leur animal et si possible possesseur du CITES correspondant. Ils sont tenus de délivrer à tout acquéreur un certificat de cession comportant un certain nombre d'informations attestant que cet animal a suivi un chemin légal via un importateur déclaré etc. Ainsi, on évite la circulation de coraux issus de contrebande, importations illégales, etc. Ce certificat de cession est également disponible sur demande.
Aucun détenteur d'un certificat de capacité, dit capacitaire, n'est à notre connaissance nécessaire pour organiser une Bourse d'échange.
Si vous avez des suggestions ou remarques, n'hésitez pas à nous écrire, ce guide a été réalisé grâce à la participation des membres du CLAM et nous le complèterons avec plaisir à partir de vos remarques.
Bonne Bourse, n'hésitez pas à poser vos questions ou à mettre un petit commentaire pour nous encourager.
Sebastien Bernis
Président du CLAM
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